Recouvrement amiable: Définition, guide & procédure (2025)

Lorsqu’une entreprise fait face à des factures impayées ou des créances commerciales, le recouvrement amiable est la première étape à privilégier pour préserver sa trésorerie et son fonds de roulement avant d’envisager un recouvrement judiciaire (dit recouvrement contentieux).

Le recouvrement amiable permet d’engager un dialogue structuré avec le débiteur afin de trouver une solution rapide à l’amiable pour le paiement des sommes dues.

Nous allons vous présenter comment mettre en place une procédure amiable de recouvrement au sein de votre entreprise afin d’obtenir le paiement de vos créances commerciales rapidement tout en gardant de bonnes relations commerciales.

Il faut garder à l’esprit qu’en cas d’échec du recouvrement amiable, il faudra passer au recouvrement judiciaire.

Par ailleurs, pour améliorer votre taux de recouvrement amiable et judiciaire, il y a des conditions et étapes à respecter dans la procédure de recouvrement amiable.

Définition du recouvrement amiable

Le recouvrement amiable désigne l’ensemble des démarches entreprises par un créancier pour obtenir le paiement d’une créance impayée sans engager de procédure judiciaire.

Il repose principalement sur la communication entre les parties et vise à trouver un accord à l’amiable pour le règlement de la dette, tout en évitant les coûts et délais d’une action en justice.

Recouvrement amiable ou recouvrement judiciaire ?

Le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire ne s’opposent pas, mais s’inscrivent plutôt dans une démarche progressive et complémentaire visant à maximiser les chances de récupérer une créance impayée et donc d’ optimiser votre taux de recouvrement !

Le recouvrement amiable constitue la première étape essentielle dans la gestion des impayés.

Il repose sur le dialogue, les relances et la négociation afin de parvenir à un règlement sans intervention du tribunal.

Cette approche permet de préserver la relation commerciale, d’éviter des frais judiciaires et d’obtenir un paiement plus rapidement.

De plus, elle constitue un gage de bonne foi du créancier, démontrant que celui-ci a entrepris toutes les démarches nécessaires pour parvenir à une résolution amiable avant de saisir les juridictions.

Toutefois, lorsque les tentatives amiables échouent et que le débiteur ne manifeste aucune volonté de payer, il devient nécessaire d’entamer une procédure de recouvrement judiciaire.

Cette dernière permet d’obtenir, par l’intermédiaire d’un juge, une décision contraignant le débiteur à s’acquitter de sa dette, via une injonction de payer, un référé-provision (assignation en paiement) ou une assignation au fond.

Les deux approches doivent être envisagées comme deux phases complémentaires dans le processus de recouvrement, permettant à l’entreprise de sécuriser ses créances tout en adoptant la stratégie la plus adaptée à chaque situation.

Dans la grande majorité des cas, les entreprises privilégient d’abord le recouvrement amiable avant de se tourner vers une procédure de recouvrement judiciaire si nécessaire.

Le recouvrement amiable repose sur une série d’étapes méthodiques permettant au créancier de récupérer les sommes dues sans passer par une action judiciaire.

Cette démarche, bien que non obligatoire, doit être menée avec rigueur afin d’optimiser son efficacité et, si nécessaire, de justifier d’une tentative de règlement amiable en cas de recouvrement contentieuse.

1 – Contrôle et validation des informations liées à la créance

Avant d’initier le recouvrement amiable, il est indispensable de s’assurer que la créance remplit toutes les conditions légales.

La créance doit être :

• Certaine, c’est-à-dire incontestable.
• Liquide, ce qui signifie que son montant est précisément déterminé.
• Exigible, donc arrivée à échéance conformément aux termes du contrat ou de la facture.
• Non prescrite : voir notre article concernant le délai de prescription d’une facture impayée.

Une vérification de la situation financière du débiteur peut également être pertinente.

Cela permet d’anticiper d’éventuelles difficultés de paiement et d’adapter la stratégie de recouvrement en conséquence.

2 – Prise de contact initiale avec le débiteur

Une fois la créance vérifiée, la première démarche consiste à contacter le débiteur afin de lui rappeler son obligation de paiement.

Ce premier échange, qui peut être effectué par téléphone, par email ou par courrier, doit être réalisé de manière professionnelle et diplomatique.

L’objectif est d’instaurer un dialogue et de comprendre les raisons du retard de paiement.

Dans certains cas, l’impayé peut être dû à une erreur administrative, un oubli ou un problème temporaire de trésorerie.

Une approche bienveillante et constructive favorise souvent une résolution rapide du problème.

Toutefois, il est important de rester ferme sur l’exigence de paiement tout en laissant la possibilité au débiteur de s’exprimer.

Tous les échanges doivent être tracés et documentés, notamment par email ou courrier, afin de constituer une preuve en cas de recouvrement contentieux ultérieur.

3 – Les relances amiables : mails, courriers, appels

Si le premier contact ne permet pas d’obtenir le paiement de la créance, il est nécessaire de procéder à des relances progressives.

Celles-ci doivent être adaptées à la situation et se faire dans l’ordre suivant :

1. Relance téléphonique

   Une approche directe et efficace pour obtenir des explications et convenir d’un règlement rapide. Il faut toujours faire suivre l’appel téléphonique d’un email informel pour laisser des traces écrites des échanges ayant eu lieu.

2. Relance par email ou courrier simple

   Pour garder une trace écrite du rappel de la dette et des éventuelles propositions de paiement.

3. Relance par courrier recommandé avec accusé de réception

   Si le débiteur ne répond pas, ce courrier officiel constitue une dernière sommation avant mise en demeure.

L’objectif des relances est de montrer au débiteur que la créance est suivie de près et qu’une action en justice pourrait être envisagée en cas d’inaction.

Toutefois, elles doivent être menées de manière professionnelle afin de préserver la relation commerciale.

4 – La proposition de solutions de paiement (échéanciers, remises partielles, médiation)

Si le débiteur rencontre des difficultés financières et ne peut pas payer immédiatement l’intégralité de sa dette, une solution amiable peut être envisagée.

Le créancier peut proposer :

• Un délai supplémentaire pour permettre au débiteur de régulariser sa situation.
• Un échéancier de paiement avec des versements fractionnés sur une période définie.
• Une remise partielle sur les pénalités de retard en échange d’un règlement rapide.

Toute négociation aboutissant à un accord doit être formalisée par écrit, idéalement sous la forme d’un document signé par les deux parties.

Cela protège le créancier et constitue une preuve en cas de non-respect des engagements du débiteur.

Dans certains cas, une médiation commerciale peut être envisagée pour trouver une solution satisfaisante pour les deux parties.

5 – Le suivi du respect des engagements

Une fois un accord trouvé, le créancier doit s’assurer que le débiteur respecte ses engagements.

Cela implique un suivi rigoureux des échéances convenues et des relances en cas de retard dans les paiements.

Si le débiteur ne respecte pas l’accord amiable, le créancier peut dénoncer cet accord et reprendre les démarches de recouvrement.

À ce stade, il convient d’envoyer une mise en demeure de payer avant d’entamer une procédure de recouvrement judiciaire adaptée.

6 – La mise en demeure : Dernier recours avant le recouvrement judiciaire

Si, malgré les relances et les tentatives de négociation, la dette reste impayée, l’envoi d’une mise en demeure devient nécessaire.

Ce courrier formel et impératif, envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception, constitue la dernière étape du recouvrement amiable avant une action judiciaire.

Il doit contenir plusieurs éléments obligatoires :

• L’ identité du créancier et du débiteur.
• Le rappel du montant de la créance et des factures impayées.
• Un délai clair et précis pour régulariser la situation (généralement 15 jours).
• L’ avertissement des conséquences d’un non-paiement, notamment le recours à une procédure de recouvrement judiciaire.

L’envoi de la mise en demeure acte officiellement le début du calcul des pénalités de retard et des intérêts légaux.

Elle constitue également une preuve essentielle devant un tribunal si une action en justice devient nécessaire.

Si, à l’issue du délai imparti, le débiteur ne procède toujours pas au règlement, l’entreprise créancière pourra saisir la justice et engager une procédure de recouvrement judiciaire.

1 – Le service de recouvrement contentieux interne de l’entreprise créancière

L’entreprise créancière utilise ses propres moyens pour obtenir le paiement de ses créances.

Le cas échéant, le service contentieux de l’entreprise peut recourir à différentes méthodes de recouvrement amiable tel que : relances téléphoniques, mails, courrier simple ou lettre recommandée avec accusé de réception.

2 – Un avocat spécialisé en recouvrement de créances

Lorsque les relances internes ne suffisent pas à obtenir le paiement d’une créance, l’intervention d’un avocat spécialisé en recouvrement de créances peut faire toute la différence lorsqu’il est comparé aux sociétés de recouvrement et commissaires de justice.

Grâce à son expertise juridique, sa capacité de négociation et son pouvoir dissuasif, l’avocat spécialisé en recouvrement de créances vous permet d’avoir :

• Un meilleur taux de recouvrement global.
• Un meilleur taux de recouvrement à l’amiable.
• Une baisse du nombre de recouvrement judiciaire.
• De meilleurs relations commerciales.
• Un cadre juridique strict.

Expertise juridique et sécurisation du processus

L’un des principaux avantages de recourir à un avocat réside dans sa maîtrise du cadre juridique du recouvrement de créances.

Contrairement aux sociétés de recouvrement ou aux commissaires de justice, il possède une connaissance approfondie des règles légales et contractuelles encadrant les impayés.

Il peut ainsi identifier toute irrégularité dans la créance, vérifier la validité des clauses contractuelles et anticiper d’éventuelles contestations du débiteur.

En cas de négociation avec un débiteur de mauvaise foi, l’avocat est également en mesure d’opposer des arguments juridiques solides pour éviter des blocages ou des litiges inutiles.

Son intervention confère ainsi un cadre légal rigoureux au recouvrement amiable, tout en préservant les droits du créancier.

Une stratégie sur-mesure adaptée à chaque situation

Contrairement aux sociétés de recouvrement qui appliquent souvent des procédures standardisées, l’avocat adopte une approche personnalisée selon la situation du débiteur et les enjeux financiers en cause.

Il peut proposer des solutions adaptées telles que :

• La rédaction de courriers de mise en demeure juridiquement argumentés, exerçant une pression plus forte sur le débiteur.
• La négociation d’un échéancier de paiement encadré juridiquement, garantissant un suivi rigoureux des engagements du débiteur.
• L’analyse des actifs du débiteur pour orienter la stratégie de recouvrement et éviter une procédure judiciaire coûteuse si elle s’avère inefficace.

Cette approche sur-mesure permet d’optimiser le taux de recouvrement tout en adaptant la stratégie en fonction du comportement du débiteur.

Un interlocuteur crédible et persuasif face aux débiteurs

Recevoir un courrier de relance signé par un avocat a un impact psychologique bien plus fort qu’une relance classique effectuée par le créancier lui-même, une société de recouvrement ou par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).

Un courrier d’avocat signifie que le créancier est prêt à aller plus loin en cas d’inaction du débiteur, ce qui incite ce dernier à réagir rapidement pour éviter une éventuelle procédure judiciaire.

De plus, en cas de discussions avec un débiteur récalcitrant, l’avocat bénéficie d’une crédibilité supplémentaire.

Son intervention démontre le sérieux de la démarche et pousse souvent le débiteur à trouver une solution amiable avant d’être confronté à une procédure judiciaire.

Possibilité d’escalader rapidement en recouvrement judiciaire

Si malgré toutes les démarches amiables, le débiteur persiste à ne pas régler sa dette, l’avocat peut immédiatement engager une action en justice sans perte de temps.

Contrairement à une société de recouvrement ou à un commissaire de justice, il peut directement initier une procédure judiciaire en déposant une requête en injonction de payer, en assignant le débiteur devant le tribunal ou en sollicitant des mesures conservatoires tel que la saisie conservatoire pour protéger les intérêts du créancier.

Cette capacité à gérer l’ensemble du processus, de l’amiable au contentieux, permet d’éviter des ruptures dans le suivi du dossier et d’assurer une continuité dans la stratégie de recouvrement.

Confidentialité et conformité aux obligations légales

Le recouvrement amiable est encadré par des règles strictes visant à protéger les débiteurs contre les abus.

Un avocat est soumis à une déontologie stricte, il est le garant des démarches entreprises, il respecte la réglementation en vigueur.

Il émet une convention d’honoraires quelle que soit la procédure engagée, ce qui assure une totale transparence dans la gestion du dossier.

Son intervention permet ainsi de sécuriser juridiquement le processus de recouvrement et d’éviter tout risque de contestation ou de sanctions pour pratiques abusives.

3 – Une société de recouvrement de créances

Le créancier, peux faire appel à une société de recouvrement pour récupérer une créance impayée lorsque les relances amiables effectuées en interne restent infructueuses.

La société de recouvrement agit au nom du créancier pour obtenir le règlement de la dette auprès du débiteur.

Elle dispose des mêmes moyens d’action que l’entreprise créancière et intervient en tant qu’intermédiaire afin de faciliter le recouvrement.

Une société de recouvrement peut uniquement agir si elle détient un mandat écrit du créancier, lui permettant de mener les démarches amiables au nom de ce dernier.

Ses courriers doivent comporter des mentions légales obligatoires, garantissant la transparence des actions engagées.

En cas de règlement, le débiteur peut choisir de payer directement la société de recouvrement ou de s’acquitter de sa dette auprès du créancier initial.

Si le paiement est effectué via la société mandatée, celle-ci doit fournir une quittance attestant du règlement.

L’exercice de cette activité est strictement encadré par les articles R. 124-1 à R. 124-3 du Code des procédures civiles d’exécution.

Ainsi, une société de recouvrement doit :

• Conclure un contrat écrit avec le créancier, définissant les modalités de son intervention.
• Être couverte par une assurance de responsabilité civile professionnelle.
• Détenir un compte bancaire dédié aux fonds encaissés, garantissant la séparation des sommes perçues et leur reversement au créancier.

Le rachat ou l’acquisition de créances

Certaines sociétés de recouvrement ne se contentent pas d’agir pour le compte des créanciers, elles peuvent aussi racheter des créances à des entreprises souhaitant se débarrasser de leurs impayés.

Dans ce cas, elles deviennent propriétaires des dettes et entreprennent les démarches de recouvrement pour leur propre compte.

Lorsqu’une créance est cédée, sauf mention contraire expresse dans les CGV, le débiteur en est informé par notification, qui peut être transmise par lettre recommandée, acte d’huissier ou toute autre communication officielle.

À partir de cette notification, il ne doit plus payer son créancier initial, mais bien la société ayant racheté la dette.

En cas de doute, le débiteur est en droit de vérifier la légitimité de cette cession et de demander une preuve de la transaction avant d’effectuer le paiement.

À noter que la cession d’une créance ne modifie en rien le délai de prescription initial, qui continue de s’appliquer à la dette concernée.

Certaines sociétés rachètent d’anciennes créances auprès d’organismes financiers et tentent ensuite de recouvrer ces sommes, y compris lorsque la dette est prescrite.

Il est donc opportun pour un débiteur de vérifier la validité de la créance avant de procéder à un règlement.

4 – Un commissaire de justice

Le commissaire de justice, anciennement huissier de justice, est un officier public ministériel qui peut intervenir dans le cadre du recouvrement amiable des créances.

Il agit alors en tant que mandataire du créancier, sans disposer de pouvoir contraignant tant qu’aucun titre exécutoire (jugement ou injonction de payer) n’a été obtenu.

Dans cette phase, son rôle se limite principalement à délivrer une sommation de payer, qui équivaut à une mise en demeure officielle adressée au débiteur.

Cette démarche vise à inciter au règlement de la dette avant toute procédure de recouvrement judiciaire.

Contrairement aux sociétés de recouvrement, un commissaire de justice n’a pas besoin de mandat écrit pour encaisser les sommes dues, la simple remise du dossier par le créancier suffisant à établir son intervention.

Toutefois, il ne peut pas réclamer de frais supplémentaires en dehors de ceux expressément prévus dans le contrat initial entre le créancier et le débiteur.

Le commissaire de justice ne peut engager aucune action coercitive tant qu’un titre exécutoire n’a pas été délivré par un tribunal.

En cas d’échec du recouvrement amiable, une action judiciaire peut être engagée afin d’obtenir ce titre, permettant ensuite la mise en œuvre de mesures de recouvrement forcé telles que la saisie sur compte bancaire, la saisie mobilière ou immobilière.

Il existe également une procédure simplifiée de recouvrement des petites créances (inférieures à 5 000 €), pour laquelle un commissaire de justice peut être mandaté afin d’obtenir un titre exécutoire sans intervention du juge, sous réserve d’un accord du débiteur.

Son intervention en recouvrement amiable reste donc limitée à un rôle de relance formelle, sans pouvoir contraignant, laissant ainsi aux créanciers d’autres solutions plus stratégiques pour maximiser leurs chances de recouvrement.

La DGCCRF a mené une enquête en 2022 auprès de 161 sociétés de recouvrement et commissaires de justice pour contrôler leurs pratiques dans le recouvrement amiable de créances.

Les résultats révèlent que 41% des établissements présentaient des anomalies, confirmant les dysfonctionnements persistants du secteur.

Les infractions relevées incluent notamment :

• La confusion volontaire entre recouvrement amiable et recouvrement forcé dans les courriers adressés aux débiteurs.
• L’absence de vérification des créances réclamées, certaines étant déjà prescrites ou non exigibles.
• L’ajout de frais illégitimes sous l’appellation de « frais accessoires » ou « frais de l’acte ».

Face à ces pratiques abusives, la DGCCRF a émis 90 avertissements, 36 injonctions et transmis 2 procès-verbaux pénaux au Procureur de la République pour pratiques commerciales trompeuses.

Depuis le 1er janvier 2024, la directive européenne (UE) 2021/20167 impose désormais aux opérateurs de recouvrement d’obtenir un agrément officiel avant d’exercer, renforçant ainsi la transparence et la protection des débiteurs lors de rachats de créances.

Les frais liés au recouvrement amiable sont généralement à la charge du créancier et varient en fonction des démarches entreprises par l’entreprise créancière.

Ils comportent notamment :

• Les coûts administratifs internes (relances, courriers, appels…)
• Les honoraires d’avocat si mandaté.
• Les honoraires de commissaire de justice si mandaté.
• Les commissions de société de recouvrement si mandatée.

En principe, dans le cadre d’un recouvrement amiable, les frais engagés pour récupérer une créance ne peuvent pas être répercutés au débiteur, sauf exceptions expressément prévues par la loi ou dans le contrat initial :

• Les pénalités de retard

  Si elles sont prévues dans les conditions générales de vente ou dans le contrat signé entre les parties, elles s’appliquent automatiquement une fois la dette échue.

• L’indemnité forfaitaire de recouvrement

  Selon l’article L. 441-10 du Code de commerce, toute facture impayée entre professionnels entraîne l’application d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

• Les intérêts moratoires

  Le créancier peut appliquer des intérêts légaux sur le montant impayé si le contrat ou la loi le prévoit.

Bien sûr, si le débiteur refuse toujours de payer dans le cadre du recouvrement amiable, l’ensemble des frais engagés pourront être portés à la charge du débiteur lors du recouvrement judiciaire.